2012年关于上报春季成教毕业生毕业材料的通知

关于上报2012年春季成教毕业生毕业材料的通知

各办学单位：
      根据工作安排，按照鄂教学（2009）2号《关于加强成人高等教育（网络教育）学籍学历数据管理的通知》的规定，现就上报2012届春季成人教育毕业生学历信息相关事项通知如下：
一、学历注册数据报送工作流程
1、生成注册数据。各办学单位根据各自管理系统和学籍库生成需要报送的学历注册数据并转换成要求的标准EXCEL表格式（EXCEL数据格式见附件1）。
2、各办学单位将整理好的学历注册信息表和电子学历照片报送我院。
3、待注册数据预审。我院按照学历注册相关规程对各办学单位报送数据进行预审。
4、我院将数据审核情况反馈给各个办学单位。
5、各办学单位在规定时间内复核反馈数据，对于反馈数据中和教育部平台学籍信息不一致的学生，各办学单位需增补有关证明材料再次报送我院。
6、各办学单位将最终学历注册报告、学历注册电子信息表、学历电子照片刻盘报送我院，相关证明支撑材料一并报送。

二、学历注册审核标准
1、考生号，也称高考报名号（ksh）。按照录取时确定的考生号填写，并与学籍库的考生号保持绝对一致。
2、学号必须和学籍库中严格一致。
3、姓名 (xm)、身份证号 (sfzh)、出生日期 (csrq)、性别 (xb)。应确保分别与学籍库的四项内容完全一致，并与毕业生的户籍姓名、户籍资料的身份证号、出生日期、性别一致（参照收取的学生身份证复印件），出生日期还应当与身份证号中的出生日期一致。
上报数据与学籍库的姓名、身份证号、出生日期三项内容有任意一项不一致的，各办学单位需在报送数据前，认真核查学生的身份与资格。核查认为变更情况属实同意变更，但需按照在校生学籍信息更正程序和原则报我院审核更正学籍信息。
各办学单位的报告正文中应包括发生变更的总体情况与分类说明，并明确发生变更的学生与录取时是否同一人、变更情况是否属实、是否发现冒名顶替等情况。报告中还应当将相关变更情况附表（报告格式及附表样式见附件2）。
在校期间，学生姓名未变更，但通过公安机关变更了身份证号码，与录取库进行比对有变更的。由学生提供下列合法性材料：学生写给高校的变更学籍身份证申请、学生户口簿（我校留存复印件，户口簿上应当有现有身份证登记页和原有身份证号码注销页）、身份证（我校留存复印件）、县级公安机关出具的《公民身份证号码变更证明》（标准试样见附件2）。
在校期间，学生身份证号未变更，但通过公安机关变更了姓名，与录取库进行比对有变更的。由学生提供下列合法性材料：学生写给高校的变更学籍姓名申请、学生户口簿（我校留存复印件，户口簿上应当有注明了曾用名的现有姓名登记页和曾用名注销页）、身份证（我校留存复印件）、县级公安机关出具的《公民姓名变更证明》。连名带姓修改变更的，还必须由学生父母双方同意变更的亲笔签名情况说明（考虑到父母离婚等情况）。
按照规定：不允许姓名与身份证号同时修改，不允许将姓名与身份证号码分两次分别修改，不允许先修改在校生库的姓名或身份证号再待学历上网后修改另一项。
所有变更材料中，我校留存的复印件需报教育厅审核。
军人证件号码或是其它非内地居民身份证号码的，应当按照录取的身份证号字段内容填写，并确保与学籍库一致。
性别与身份证号联动。在校期间，学生通过身份证号变更了性别的，合法性材料包括：学生写给高校的变更申请、户口簿、身份证、变更证明。注意：15位身份证号末位、18位身份证号倒数第2位偶数为女，奇数为男。
对于学生因录取环节（特指录取信息有误）造成的身份证号、姓名等基本信息错误，必须提供省、市各级招生部门的证明材料，并签署日期和经办人签名、主管部门盖章方可生效，一并附上相关主管单位的联系电话、省教育厅将通过相关渠道核实证明的真伪（证明材料样式见附件2）。
身份证号码由15位正常升位至18位不需要提供证明材料。
各办学单位从本通知日起，必须提供以上完整变更材料，教育厅审核后方可注册学历。
4、入学日期（rxrq）、毕业日期（byrq）和学制（xz）。入学日期应当与考生号保持逻辑上一致。考生号前两位代表录取年份，入学年份应为录取年份的后一年，例如考生号为“0642123456789100”，号中头2位数“06”代表考试年份，则入学日期应填“20070301”。入学日期中年份部分按照四位阿拉伯数字填写，不得简写成两位。日期部分，春季入学填写“0301”。
各办学单位应当确保上报数据中，入学日期后推学籍库的学制年后等于上报数据的毕业日期，确保专科起点本科的数据的入学日期在专科毕业日期之后，确保上报数据的入学日期与学籍数据一致。
学制应当与录取时确定的学制相同，并与学籍库的学制一致，按照2、2.5、3、3.5、4、5、6、7填写。2.5、3.5分别表示两年半和三年半。教育部成教招生文件规定脱产最短学习时间为：高起本四年，高起专和专升本两年，业余和函授最短学习时间为：高起本五年，高起专和专升本两年半。
毕业日期填写“20100701”或“20100131”，具体为每年的1月31日（春季）和7月1日（秋季）。
我院不接收提前毕业的数据。
5、层次 (cc)。按照录取时确定的层次填写，并确保与学籍库一致。
层次变更的最终审核权限在教育部，凡与学籍库层次不一致的数据无法注册学历。若涉及层次变更，办学单位需专题报告我校，汇总后上报教育厅。层次变更能否通过以教育部批复为准，在教育部没有明确结论前，不予发放毕业证书。